Offerte automatisch in Exact Online
bij "Offerte akkoord"

Op dit moment komt een project pas in Exact Online op het moment van facturatie. Alles daarvoor, de relatie, de contactpersoon en de offerte, typt Parket Tree handmatig over. Dat is dubbel werk en de administratieve flow loopt erop vast.

Op het moment dat een offerte akkoord krijgt, voert de app automatisch uit wat Anouk en haar collega's nu met de hand doen. De werkwijze is exact nagebouwd op hoe Parket Tree vandaag in Exact werkt, geverifieerd met echte data uit de administratie: 354 geëxporteerde offertes (waarvan 260 sinds 4 mei), een volledige relatie-export (voorbeeld Pronk) en 803 verkoopfacturen tot en met 10 juni.

Stap 1 · Relatie (debiteur), één per project

Stap 2 · Contactpersoon

Bij de relatie komt een hoofd-contactpersoon met de echte gegevens van de schadehebbende: voorletters, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer uit het project.

Stap 3 · Offerte

Een akkoord kan worden ingetrokken en een gesloten project kan worden heropend. Het ontwerp volgt daarbij de versie-werkwijze die Parket Tree al in Exact hanteert (offertes met versie /2, /3, /4):

• Akkoord ingetrokken of project heropend: de app verandert niets in Exact. De boekhouding houdt zelf de regie over wat er met de bestaande Exact-offerte gebeurt.
• Daarna opnieuw akkoord: de app zet een nieuwe versie van dezelfde Exact-offerte klaar, met de actuele regels en bedragen. Mocht versie-ophoging via de koppeling technisch niet mogelijk blijken, dan komt er een duidelijk als herziening gemarkeerde offerte; dit verifiëren we als eerste stap in de bouwfase.
• Heropenen zonder nieuw akkoord: triggert bewust geen export. Alleen een echt akkoord-moment zet iets in Exact.

Zelfde beproefde patroon als de bestaande factuurexport: een workflow-subscriber merkt het akkoord op en zet een achtergrondtaak klaar die de drie Exact-objecten aanmaakt. Elke poging wordt gelogd en is terug te zien in de app.

Los van de bouw moeten deze vier dingen geregeld zijn. Ze gelden ook voor de al bestaande factuurexport:

• Exact App Center: de beveiligingsreview van de app-registratie moet door Exact worden goedgekeurd. Status 11 juni: het beoordelingsformulier is aangevuld en opnieuw ingediend, en de extra toegangsrechten ("Crm accounts" en "Crm quotes") zijn aangevraagd. Wachten op Exact.
• Koppeling activeren op productie: kan zodra Exact de beveiligingsreview heeft goedgekeurd; tot die tijd weigert Exact elke autorisatie vanuit het Parket Tree-account (dat bleek op 11 juni de blokkade achter de eerdere mislukte pogingen). Na goedkeuring is het een eenmalige actie via de instellingenpagina, uitgevoerd met een Exact-account van Parket Tree.
• Productsynchronisatie draaien: de artikelen in de app moeten gekoppeld worden aan de Exact-artikelcodes (CB/ON-nummers).
• Verzekeraars koppelen: 22 van de 38 verzekeraars zijn al gekoppeld aan hun Exact-debiteur; de overige 16 volgen.

Zolang de API-koppeling nog niet actief is, hoeft de boekhouding niet te wachten. De app levert dan kant-en-klare importbestanden die Linda via het bestaande Import/Export-scherm van Exact inleest. Een controle in de administratie (11 juni) wees uit dat offertes via die route niet importeerbaar zijn, maar relaties en verkooporders wél. De overbrugging zet het akkoord daarom als verkooporder in Exact, passend bij de keten offerte → verkooporder → factuur die er al loopt.

• Zelfde trigger: bij elk offerte-akkoord komt het project in een exportlijst op de Exact-instellingenpagina.
• Twee bestanden per download: één met de relaties (inclusief contactpersoon, schade-adres en verzekeraar als factuurdebiteur) en één met de verkooporders (alle offerteregels). Linda importeert eerst de relaties, dan de orders.
• Veilig herhaalbaar: Exact werkt bij de import bestaande relaties bij op relatiecode en maakt alleen nieuwe aan bij een nieuwe code. Dubbel importeren kan dus geen duplicaten opleveren.
• Geen weggegooid werk: de veldinvulling is exact dezelfde als die van de definitieve koppeling. Zodra de API-verbinding er ligt, neemt die het over en weet de app welke projecten al via de importbestanden zijn aangeleverd.

Tien punten, te bespreken in het gesprek van 12 juni. Geen ervan blokkeert de start van de bouw; ze bepalen de laatste details. Bij punt 2 liggen er inmiddels twee verschillende antwoorden, dus dat punt vraagt een expliciete keuze.

Peiling 11 juni 2026 (herteld na afstemming met Moniek): deze 115 projecten hebben een goedgekeurde offerte maar nog geen offerte in Exact. De eerdere telling van 91 keek alleen naar projecten die nú op "Offerte akkoord" staan; projecten die al zijn doorgestroomd naar de herstelfase telden daarin niet mee. Deze lijst doet dat wel: 90 op "Offerte akkoord", 23 "Herstel gepland", 1 "Herstel in uitvoering" en 1 on hold. Dit is de lijst die bij bevestigingspunt 6 in één keer overgezet kan worden zodra de overbrugging (of de koppeling) er is.

De telling is gevalideerd tegen een volledige export van de Exact-offertes (354 offertes, 14 april t/m 11 juni, aaneengesloten nummerreeks; gematcht op projectnummer in relatiecode, omschrijving en notities, plus schadenummer). Alle eerste akkoorden van deze 115 vallen in mei-juni, dus binnen het exportvenster: er kan geen bestaande Exact-offerte gemist zijn. Belangrijke context: van die 354 Exact-offertes horen er maar 33 bij projecten in de Herstelapp; de overige betreffen vrijwel allemaal de werkvoorraad van vóór de app-livegang (27 maart) die handmatig in Exact wordt verwerkt. Die staan dus al in Exact en hebben geen inhaalslag nodig. Open vraag voor het gesprek: zijn er ook pre-app projecten waarvan de offerte nóg niet in Exact staat? Die kan de app niet aanleveren.

Alle 374 actieve projecten in de Herstelapp, gekoppeld aan de offertes in Exact (peiling 11 juni 2026; gematcht op projectnummer in relatiecode, omschrijving en notities, plus schadenummer, tegen de volledige export van 354 Exact-offertes over 14 april t/m 11 juni).